§ 04 · Возможности Учиме
CRM школы — от заявки до оплаты
Филиалы и аудитории, абонементы и оплаты, лиды и карточка клиента, отчёты — в том же кабинете, где учитель ведёт уроки. Переезд из AlfaCRM, МойКласс, ХоллиХоп, Битрикс24, amoCRM или таблицы — только чтением: в старой CRM ничего не меняется.
Демо-школа
вторник, 20 октября
Ученики
383
Группы
93
Лидов в работе
21
Долг учеников
−202 900 ₽
Аудитории сегодня
08:00 – 20:00
Синяя · 10
Зелёная · 8
Большой класс · 16
Аудитория 1 · 8
Аудитория 2 · 10
Игровая · 12
Зелёная, 17:30 — две группы в одной аудитории
Менеджер «Севера» видит только свой филиал
1.Филиалы и аудитории
У каждого филиала свои ученики, группы, преподаватели и аудитории. Преподаватель может вести группы в нескольких филиалах, а менеджера можно ограничить одним — чужих учеников, уроков и денег он не увидит ни в кабинете, ни через API.
- Переключатель филиала в шапке: списки, «Сегодня» и счётчики пересчитываются
- Аудитория или преподаватель уже заняты — предупреждение до сохранения
- «Занятость аудиторий»: день по кабинетам с вместимостью, накладки — красной рамкой
- Уроки из расписания получают филиал и аудиторию группы
Несколько филиалов — на тарифе «Сеть». На остальных тарифах — один филиал со своими аудиториями.
Расписание группы
Дошкольники — уровень 2 · Центр · вторник 17:00–18:00
Аудитория
Преподаватель
Накладка в расписании
- Аудитория «Зелёная» занята: Группа A2 (вт 16:30–17:30, Ольга Смирнова)
- Анна Крылова в это время ведёт: Школьники 9–10 (Север, вт 17:00–18:00)
Филиалы и аудитории
Добавить филиалЦентр
ул. Пушкинская, 12
215 учеников · 49 групп · 13 преподавателей
Север
ул. Труда, 48
168 учеников · 44 группы · 12 преподавателей
Команда
Дарья откроет ученика «Центра» по прямой ссылке — получит «не найдено». Так же в API и у Пятёрки.
2.Абонементы и оплаты — списания по журналу
Учитель отмечает, кто пришёл, — Учиме сама списывает занятие: из абонемента или по цене группы, со скидкой ученика. Исправили отметку — списание откатилось, занятие вернулось в абонемент.
Группа A2 · посещаемость
вт 20 октября, 17:00 · Центр, Зелёная
Аня Иванова
абонемент «8 занятий» · 900 ₽
−900 ₽
осталось 2 из 8 · баланс 1 800 ₽
Тимур Алиев
цена группы · 1 000 ₽
−1 000 ₽
баланс 2 000 ₽
Соня Ким
скидка 10% · 900 ₽
не списано
баланс −900 ₽
Лев Соколов
цена группы · 1 000 ₽
не списано
баланс 500 ₽
Начислено за занятие: 1 900 ₽ · списаний: 2
Попробуйте: поменяйте отметку
«Был» и «опоздал» — списываем. Уважительная причина — нет. Пропуск без причины — как решит школа в настройках.
Финансы · октябрь
все филиалы
Поступило
412 300 ₽
Расходы
268 900 ₽
Долг учеников
−48 200 ₽
Предоплата
296 500 ₽
Отчёты — по месяцам, филиалам, группам, преподавателям и категориям расходов. Всё выгружается в Excel.
Должники · 14
Напомнить всемАбонементы заканчиваются
- Абонементы
- Число занятий, срок, цена, филиал. Продажа сразу с оплатой, заморозка, продление.
- Оплаты и расходы
- Оплаты, возвраты, расходы по категориям, переводы между кассами и счетами. Отмена остаётся в журнале действий.
- Баланс ученика
- Оплаты − возвраты − списания. Минус — долг, плюс — предоплата. Цена занятия: своя у ученика, иначе группы, иначе школы — и скидка.
- Должники
- Список долгов и заканчивающихся абонементов. «Напомнить» — уведомление родителю в приложении, администраторам — сводка дня.
Демо-школа
Квитанция № 812
20 октября 2026
- Получено от
- Иванова Мария
- За ученика
- Аня Иванова
- Назначение
- абонемент «8 занятий»
- Касса
- Центр
7 200 ₽
семь тысяч двести рублей 00 копеек
Не является кассовым чеком
Квитанция — PDF со сквозным номером и суммой прописью. Кассовый чек она не заменяет.
Аня Иванова · Оплата занятий
2 700 ₽
оплачено вперёд
Абонемент · 8 занятий
Осталось 3 из 8 · до 24 окт
Родитель видит баланс своего ребёнка
3.Переезд из другой CRM — только чтением
Учиме забирает учеников, группы, расписание и посещаемость из вашей CRM и дальше может сверяться с ней каждый день по часам школы. В старой системе ничего не меняется — можно работать в двух, пока команда привыкает.
AlfaCRM
Только чтениеЧитаем: филиалы, аудитории, преподаватели, ученики и лиды, группы, уроки, посещаемость, оплаты
Адрес AlfaCRM
school.s20.online
Почта пользователя API
admin@school.ru
API-ключ
••••••••••••
- Только чтение — в коде
- У каждой CRM белый список адресов для чтения. Любой другой запрос отклоняется до отправки — это проверяют автотесты.
- Предпросмотр — тот же импорт с откатом
- Его цифры ровно те, что будут после импорта. Повторный запуск обновляет записи, а не задваивает.
- Журнал «было → стало»
- Что создано, изменено и ушло в архив — по каждой записи и каждому запуску.
- Страховка от массового архива
- Если в архив уходит больше половины записей, Учиме не применит это без вашего подтверждения.
- Филиалы и деньги — по вашему выбору
- Филиалы CRM сопоставляются с вашими или создаются. Оплаты и абонементы из CRM — только по галочке: они меняют балансы.
Что и как проверено
С AlfaCRM подключение проверено на живом аккаунте школы — в режиме чтения. МойКласс, ХоллиХоп, Битрикс24 и amoCRM подключаются по их официальному API.
Из Битрикс24 и amoCRM приходят контакты и лиды — групп и уроков там нет. У ParaPlan и Импульс CRM открытого API нет: выгрузите таблицу, колонки сопоставятся сами.
Импорт и синхронизация — на тарифах от «Мини-школа» и в пробном периоде.
4.Лиды: канал, ответственный, следующий контакт
Каждая заявка — карточка в воронке: откуда пришла, кто ведёт и когда связаться. Звонки, встречи и заметки ложатся в ленту, а следующий контакт сам становится задачей ответственного.
- Повторная заявка с тем же телефоном дописывается к открытому лиду — без дубля
- Пробное — запись на ближайшие уроки группы, преподавателю приходит уведомление
- Отказ — с причиной из справочника школы, она попадёт в отчёт
- Утром каждому ответственному — сводка «сегодня N, просрочено M»
Павлова София
Новыймама Наталья · +7 900 123-45-67 · 9 лет
Новый
Связались
Пробное
Ученик
Лента
- Карточка созданаЗаявка с сайта: «Хотим на английский, 9 лет»15 окт · форма заявки
- Канал
- Сайт · utm: vk
- Ответственный
- Ирина Белова
- Следующий контакт
- вчера в 11:00 · просрочен
Попробуйте: запишите звонок «Поговорили»
Заявки с сайта — сразу в воронку
Ссылка-форма школы открывается без входа, а вебхук принимает заявки с сайта. Поля Тильды и других конструкторов распознаются сами, utm-метка становится каналом.
Защита: скрытое поле от ботов, лимит заявок с одного адреса, секрет вебхука, согласие на обработку данных.
Ссылка школы · без входа
Запись в Демо-школу
Имя ребёнка
Соня
Телефон
+7 900 123-45-67
Возраст
7 лет
Согласен на обработку персональных данных
Отправить заявку
# форма на сайте школы → лид в воронке
POST /api/crm2/hook/<токен>
X-Webhook-Secret: ••••••
{ "name": "Соня",
"phone": "+7 900 123-45-67",
"utm_source": "vk" }
# → лид «Соня», канал «ВКонтакте»
{ "ok": true }5.Карточка клиента, теги и рассылки
Вкладка «CRM» в карточке ученика: касания и изменения одной лентой, задачи, пробные, файлы — договор, справка, скан. Свои поля школа задаёт сама: текст, число, дата или список.
Аня Иванова
ЗанимаетсяЦентрРассылка «Каникулы с 27 октября»
в приложении · доставлено
сегодня
Телефон родителя
+7 900 111-22-33 → +7 900 111-22-44
18 окт · Ирина Белова
Звонок · Поговорили
Мама спрашивала про летний лагерь — пришлём программу в мае.
14 окт · Ирина Белова
Договор на 2026/27.pdf
1 сен
Доп. поля
- Школа
- № 12
- Класс
- 4 «Б»
- Как узнали
- от друзей
- Аллергии
- орехи
Теги
Задачи
Продлить абонемент · до 24 окт
В списке учеников — выбор и действия сразу для всех: группа, статус, тег, Excel, сообщение родителям.
Ученики
фильтр: Центр · Занимается
Выбрано: 2
Рассылка родителям
В приложении
Telegram— если школа включила своего бота
Почта— если на сервере настроена почта
Здравствуйте, {родитель}! С 27 октября у группы «{группа}» каникулы. Ждём {имя} после праздников.
Предпросмотр · Аня Иванова
Здравствуйте, Мария! С 27 октября у группы «Группа A2» каникулы. Ждём Аню после праздников.
Получат 7 из 8 · одному родителю пока не выдан вход
Рассылки родителям
Группам, всем ученикам, лидам или по тегу. Переменные — {имя}, {группа}, {след_занятие} — подставляются для каждого ребёнка. Сообщение уходит в приложение, а в Telegram и на почту — если школа их подключила.
- Предпросмотр показывает текст для конкретного ребёнка и ничего не отправляет
- По каждому получателю видно: доставлено или пропущено — и почему
- Шаблоны: напоминание о занятии, отмена, каникулы, приглашение на пробное
6.Отчёты: кто приходит, кто уходит, кто перегружен
Пять отчётов по журналу и карточкам: динамика учеников, отток и удержание по месяцам прихода, загрузка преподавателей, посещаемость групп и конверсия лидов по каналам и менеджерам.
- Честный отток
- «Ходил в месяце» — отметка «был» или «опоздал». Месяц без отметок в журнале оттоком не считается.
- Тот же филиал
- Фильтр — как в шапке. Каждый отчёт выгружается в Excel.
- Деньги отдельно
- Поступления и выручка — в отчётах «Финансов»: по месяцам, филиалам, группам и преподавателям.
Лидов
64
В ученики
29,7%
19 из 64
Пробное → ученик
68%
19 из 28
Дней до зачисл.
9,4
7.Пятёрка ведёт CRM вместе с вами
Пятёрка знает финансы, воронку и аудитории школы: кто должен, кому звонить сегодня, свободна ли Зелёная в четверг. Принять оплату, продать абонемент, записать на пробное, повесить тег или написать родителям группы — она подготовит карточку и выполнит после «Подтвердить».
Видит Пятёрка ровно то, что и вы: менеджер филиала спрашивает только про свой филиал.
§ 08 Всё о Пятёрке →Смотрю финансы ученика · Ищу абонемент
Принять оплату · 7 200 ₽
Аня Иванова · касса «Центр» · плательщик Иванова Мария
После подтверждения — квитанция PDF под ответом